Required Training for HM/CP/PCA

In-Service training has been scheduled for two weeks in November.  All staff must register for the course unless they have already completed the online course assigned.  However, any staff that has taken the course and would like to attend are welcome to register.

1) Click on the link below to view the English/Spanish schedule
PCA/HM/CP Schedule and Agenda

2) Pick a date/time that works with your schedule

3) Call the office to register for the class

All staff should submit registration no later then 11/2/2017.

 

 

Office Closed Labor Day - 9/4/2017

Attention -  All Staff

The office will be closed for the Labor Day Holiday (Monday, September 4,  2017) Anyone submitting time sheets for payroll processing will need to drop them in the mailbox no later than Monday the 4th by 11:00 am.    This change is to ensure that payroll is processed timely.  Thank You.  Call the office if you have any questions.

Have a wonderful holiday!

Atención a todo personal - La oficina estará cerrada en Lunes,  Septiembre 4, 2017 a causa del día de fiesta, Labor Day.  Si usted necesita someter una nómina para procesar su pago la nómina debe de  estar en el buzón de la agencia no más tardar el Lunes,  Septiembre 4, 2017 a las 11:00 am. Este cambio es para asegurar que su factura se procesé a tiempo. Si tiene una pregunta por favor llame a la oficina. Gracias por su Atención.

Tienen unas maravillosas vacaciones!

Changes to Payroll Processing Effective 1/23/2017

Changes to Payroll Processing beginning Monday 1/23/2017.  All time slips must be handed in no later than Monday by 3:00 pm for payroll processing for the previous week.  Time slips are required when the office calls and requests it because there were missing calls in the system Example: (no call in, no call out or no calls at all, no tasks).

The office is reviewing the schedules and calls daily making corrections, calling to inform staff that a time sheet is needed or answering questions as they come up. 

While we do understand that this transition to the new system has had its difficulties we also see that most issues have been resolved and our field staff have greatly improved the use of the system. 

This means that the use of the time sheet for confirmation can only be submitted if you called the office prior to leaving the client’s home and informed us of an issue that caused you to not make the calls at the right time.

The office will review the issue and either approve or deny the time sheet submission.

Calls regarding your pay
We do understand that your pay is important to you as it is for us as well.  As an agency, we do our best to track and document all schedules and activities to make sure that all your hours worked are included during processing.  However, if you find an error in your pay and you have questions we request that you to wait until you have your paystub in hand before contacting the office.  Your pay stub will help you understand what you were paid and to confirm what hours you are missing.

Tengan en cuenta que habrán Cambios en el procesamiento de la nóminas a partir del lunes 1/23/2017. Todo el personal deberá de entregar la nómina solicitada a no más tardar del lunes a las 3:00 pm para el procesamiento de la nómina de la semana anterior. Tengan en cuenta q las nóminas que solicitemos son necesarias para poder procesar su pago. Ejemplo, Nominas solo serán solicitadas   cuando las llamadas no se introduce en el sistema correctamente (si no hay llamada de entrada o salida o si por algún motivo no hay llamada registrada en el Sistema No hay tareas)

La oficina está revisando los horarios y llamadas diariamente y haciendo correcciones necesarias para poder procesar su pago. El personal de la oficina le llamara para informar si es necesaria una nómina o si tienen alguna pregunta según vayan surgiendo.

Si bien entendemos que esta transición hacia el nuevo sistema ha tenido sus dificultades, también vemos que la mayoría de los problemas se han resuelto y nuestro personal en el campo ha mejorado en gran medida el uso del sistema.

Esto significa que el uso de la nómina sólo puede presentarse si se llama de la oficina o si ocurre algún problema antes de salir del hogar del cliente y nos informe del problema que ha causado el no hacer las llamadas en el momento adecuado. La oficina examinará el asunto y aprobara o denegara la nómina.

Llamadas relacionadas con su pago
Entendemos que su salario es importante para usted como lo es para nosotros también. Como agencia Hacemos todo lo posible para rastrear y documentar todos los horarios y actividades para asegurarnos de que todas las horas trabajadas se incluyan durante el procesamiento. Sin embargo, si encuentra un error en su pago y tiene preguntas, le pedimos que espere hasta que tenga su talonario a la mano antes de contactar la oficina. Su talonario le ayudará a entender lo que le pagaron y a confirmar las horas que le faltan.

 

 

 

 

Managing Tasks in EVV

All staff must enter tasks for the service provided at the end of every service or shift.  Only tasks identified for the service scheduled should be entered.  For example, if you are providing PCA services you should only enter task codes for PCA.  All tasks are grouped accordingly on the task sheet and should never be combined. 

While the description for each task may look the same the task codes are specific to each service.

The office staff is reviewing all tasks for every schedule.  We are seeing several schedules with multiple task types for one service.  In this example the services provided are Homemaking but the task codes are for PCA and Companion.   The correct tasks for Homemaking services are HM tasks only.

Time sheets are required for any missing tasks even when the calls in and out are recognized in the system.  Payroll for any schedule without tasks will not be processed until the time sheet is received. 

Todo el personal debe marcar las tareas realizadas al final de cada servicio. Solamente las tareas identificadas para el servicio programado deben ser introducidas. Por ejemplo, si usted está proporcionando servicios de PCA sólo debe introducir códigos de tareas para PCA. Todas las tareas se agrupan según corresponda en la hoja de tareas y nunca deben ser combinados.

Aunque la descripción de cada tarea sea similar los códigos de tareas son diferentes y específicos para cada servicio.

El personal de la oficina está revisando todas las tareas para cada horario diariamente. Estamos viendo varios horarios con códigos incorrectos para el servicio proveído. Por ejemplo los servicios proveídos son homemaker pero los códigos de tarea que usted entro son para PCA y compañia. Los códigos que debe entrar para el servicio de homemaker deben de ser solo los códigos de HM y nada más.

Los time slips o nominas serán necesarios cuando ud no haya marcado las tareas correctamente y de igual manera se necesitaran cuando las llamadas no son reconocidas en el sistema. Las llamadas que no se registren con las tareas correctas no se pagaran hasta que se reciba en la oficina el time slip o nomina de manera correcta.

 

Electronic Visit Verification - Effective 1/1/2017

The use of EVV for processing payroll started Sunday 1/1/2017.   

Your pay check is dependent on you following the EVV process.  Payroll CAN NOT be processed until verification in the system has been done via the client’s phone or the FVV device.

Notices have been sent to all staff by text, mail, web site and phone in addition to the training provided explaining how and when to begin using EVV. 

While we understand that the transition will have its difficulties the office is doing all that we can to assist with any questions or issues.

It is up to all our field staff to make sure they are following the instructions provided.

Electronic Visit Verification - Español

El uso de EVV para el procesamiento de las nóminas comenzó el domingo 01/01/2017.

Su cheque de pago depende del proceso EVV. No se puede procesar la nómina hasta que la verificación en el sistema se realize a través del teléfono del cliente o el dispositivo FVV.

Los avisos se han enviado a todo el personal por texto, correo electrónico, sitio web y teléfono, además de la capacitación proporcionada explicando cómo y cuándo empezar a usar EVV.

Si bien entendemos que la transición tendrá sus dificultades, la Oficina está haciendo todo lo posible para ayudar con cualquier pregunta o problema.

Corresponde a todo nuestro personal asegurarse de que están siguiendo las instrucciones proporcionadas.

 

EVV Testing

Start Date for EVV is 1/1/2017.   All staff should test the system now through 12/31/2016.  Test your Santrax ID and Call in and out using your current schedule.  Remember to call in once and call out twice if you are providing HM and CP services along with tasks for each service for the same client with no gap in the schedule. 

Example 1 – Electronic Visit Verification (Phone)

Client 1 receives 2 hours of HM and 2 hours of CP.  Schedule is 10:00 AM to 2:00 PM.

  • Call In – 10:00 AM
  • Call Out – 12:00 PM and enter HM Tasks
  • Call Out – 2:00 PM and enter CP Tasks

If your client uses the FVV follow the instructions below.

Example 2 – Fixed Visit Verification device (FVV)

Client 2 receives 2 hours of HM and 2 hours of CP.  Schedule is 10:00 AM to 2:00 PM. 

  • Check In – 10:00 AM (Press the FVV button on the device and write down the 6 digits)
  • Check Out – 12:00 PM (Press the FVV button on the device and write down the 6 digits and tasks)
  • Check In – 12:00 PM (Press the FVV button on the device and write down the 6 digits)
  • Check Out – 2:00 PM (Press the FVV button on the device and write down the 6 digits and tasks)

Wait 15 minutes after the last time the button is pressed and call into the system using the number provided.  Make sure you have the Client ID.

Call the office once you have tested the system so we can check the calls and review any issues.

Call the office if you have any questions or are having difficulty with the calls. 

Español

Fecha de inicio EVV es 1/1/2017. Todo el personal debe practicar el sistema ahora hasta el 31/12/2016.  llamando a la enrada y salida con su horario actual.. Recuerde llamar a una vez a la entreda y llamar dos veces a la salida si usted está proporcionando servicios de HM y CP junto con tareas para cada servicio para el mismo cliente con ningún espacio en el Horario.

Ejemplo:

Cliente 1 recibe 2 horas de HM y 2 horas de CP. Horario es de 10:00 a 2:00 PM.

  • Llame a las - 10:00 AM
  • Llame a las - 12:00 PM e Intraduzca las tareas de HM
  • Llame a las - 2:00 PM Intraduzca las tareas de CP

Si el cliente utiliza el FVV siga las instrucciones a continuación.

Ejemplo 2 – Vaya donde el dispositivo de verificación (FVV)

Client 2 recibe 2 horas de HM y 2 horas de CP. Horario es de 10:00 a 2:00 PM.

  • A las - 10:00 AM (pulse el botón en el dispositivo FVV y anote los 6 dígitos) para la entrada de HM
  • A las - 12:00 PM (pulse el botón en el dispositivo FVV y anote los 6 dígitos y tareas) para la salida de HM
  • A las - 12:00 PM (pulse el botón en el dispositivo FVV y anote los 6 dígitos) para la entrada de CP
  • A las - 2:00 PM (pulse el botón en el dispositivo FVV y anote los 6 dígitos y tareas) para la salida de CP

Espere 15 minutos después de la última vez que se pulsa el botón haga la llamada al sistema utilizando el número de teléfono proporcionado. Asegúrese de que tenga el ID de cliente.

llame a la oficina una vez que haya probado el sistema para que podamos controlar las llamadas y revisar todos los problemas.

Llamenos si usted tiene cualquier pregunta o si tiene dificultades con las llamadas.

 

 

Electronic Visit Verification - Start Date January 1, 2017

The start date for using the EVV system is
January 1, 2017

Effective Sunday, January 1, 2017 all Homemakers, Companions and Personal Care Assistants must call into the EVV system to confirm time in and time out when providing services to their assigned clients.

Field Staff must carry their packet with them always to make sure they have the Sandata phone number, Staff ID, Task Codes along with Client IDs where necessary.  Remember that payroll is processed using this new system.  Also, remember to carry timesheets with you to be used when for example, a call is forgotten, problems with the phone or system outage.

Client ID’s are only required when the client has requested the Fixed Visit Verification Device.  Devices are being installed over the next two weeks.  Staff assigned to these clients are being trained on the device and provided the client ID during the installation.

Additional Information for your packets will be mailed to you along with copies of the system generated schedules the week of December 19, 2016.

Contact the office if you have any questions.

 

Electronic Visit Verification - Start Date Moved

The start date for using the EVV system has been moved to
January 1, 2017

What Does that mean?

All Homemakers, Companions and Personal Care Assistants must continue using time sheets until January 1, 2017 or otherwise notified. 

Field Staff should notify their clients that the start date has been moved to January 1, 2017. 

Additional Information for your packets will be mailed to you along with copies of your schedules as we get closer to the scheduled start date. 

If you haven’t already, be sure to drop off or mail the signed paper from your client confirming use of the phone or request for an alternate solution.